Iedereen kan een misstand door TSN melden. Iedereen kan ook een misstand melden die door een andere partij is begaan als dit de reputatie van TSN kan schaden. De wijze waarop u een melding kunt doen, verschilt voor medewerkers en externe partijen.

Er is sprake van een misstand bij een schending van wet- of regelgeving en/of de hierboven beschreven interne regels van TSN en/of als het maatschappelijk belang in het geding is. Een nadere uitleg van wat een misstand is, kunt u vinden in het Beleid vertrouwelijke meldingen.

Neem voor zorgen over een acute dreiging van lichamelijk letsel of schade aan eigendommen of personen direct contact op met de lokale veiligheidsdiensten of hulpdiensten. Gebruik hiervoor niet de hieronder genoemde kanalen.

Klachten omtrent commerciële beslissingen/activiteiten

Meldingen die worden gedaan om commerciële beslissingen/activiteiten aan te vechten of vertrouwelijke bedrijfsinformatie in te winnen, kunnen evenmin op deze manier worden gemeld en zullen dan ook niet in behandeling worden genomen. Voor klanten hanteren wij een aparte klachtenprocedure, zij kunnen terecht bij het accountteam.

Persoonlijke klachten over een beslissing/behandeling in de werknemer/werkgever-relatie

Medewerkers kunnen persoonlijke klachten over de werknemer/werkgever-relatie (gerelateerd aan bijvoorbeeld selectieprocedures, functiewaardering, persoonlijke prestatiebeoordelingen) het beste melden via de daarvoor bedoelde HR-procedures in het HR-portaal. Meldingen van dergelijke HR-gerelateerde kwesties sturen we in principe door naar HR. 

Meldingen van ongewenste omgangsvormen in uw omgeving

Het melden van ongewenste omgangsvormen in uw omgeving kan via een aparte HR-procedure om deze zorgen zo goed mogelijk te adresseren. Zie hiervoor het HR-portaal. Wanneer dergelijke kwesties worden gemeld via de hieronder genoemde kanalen, sturen we deze in principe ook door naar HR.
 

U kunt een formele melding doen via een van de hieronder genoemde interne meldingskanalen:

1. via het meldingssysteem Integrity Line (voor anonieme en niet-anonieme meldingen); of  
2. aan de Director Legal & Compliance TSN; of
3. aan de Managing Director van Tata Steel Nederland Services BV in de functie van Director Integrity & Asset Protection TSN .

Hieronder vindt u meer informatie over het gebruik van de Integrity Line. De contactgegevens van (b) en (c) zijn te vinden op het TSN Intranet. Een melding via (b) en (c) kunt u zowel schriftelijk als mondeling via de telefoon doen. U kunt ook een gesprek aanvragen Bij een mondelinge melding, wordt er een schriftelijke weergave van het gesprek opgesteld dat we voor eventuele correctie en ondertekening aan u voorleggen.

Een interne melding via de hierboven genoemde kanalen, heeft de voorkeur omdat misstanden daardoor tijdig aangepakt kunnen worden. 

U kunt een misstand ook extern melden. Deze formele melding kunt u doen bij een externe instantie die volgens u het meest in aanmerking komt. Hoe u een externe melding kunt doen, staat op de website van de desbetreffende autoriteit. Zo nodig kunt u advies inwinnen over het doen van een externe melding en de keuze voor de bevoegde autoriteit bij de externe instantie.

Het staat u ook vrij om misstanden te melden bij uw lijnmanager of andere TSN-manager, hetzij mondeling of schriftelijk. In bepaalde landen hebt u de mogelijkheid om een vertrouwenspersoon in vertrouwen te raadplegen over een vermoeden van een misstand. Een vertrouwenspersoon kan een potentiële melder adviseren over de mogelijke procedures die hij of zijn intern of extern kan volgen en over de beschermingsmaatregelen waar melders een beroep op kunnen doen Zie hiervoor het HR-portaal. De wettelijke bescherming van klokkenluiders door de betreffende toepasselijke wetgeving in uw land is echter alleen van toepassing op formele meldingen die zijn gedaan via de bovenstaande interne meldingskanalen of via een externe instantie.
 

U kunt een melding doen over een misstand door TSN via het meldingssysteem Integrity Line (voor anonieme en niet-anonieme meldingen). Hieronder vindt u meer informatie over het gebruik van de Integrity Line. U kunt een misstand ook melden bij uw lijnmanager of andere TSN-manager. De wettelijke bescherming van klokkenluiders door de betreffende toepasselijke wetgeving in uw land is echter alleen van toepassing op formele meldingen die zijn gedaan via het meldingssysteem Integrity Line.

Het meldingssysteem Integrity Line is in het beheer van een externe, onafhankelijke dienst. Via de gratis telefoonservice of het internet kunt u op elk moment van de dag een misstand melden in uw voorkeurstaal. Bij een telefonische melding, wordt er een schriftelijke weergave van het gesprek opgesteld dat voor eventuele correctie en ondertekening aan u wordt voorgelegd. Het is van belang dat u zoveel mogelijk details verstrekt, zodat de melding grondig kan worden onderzocht. Het aanleveren van ondersteunend bewijs wordt daarom zeer op prijs gesteld. 

Anonieme melding

Uitgangspunt van de Integrity Line is dat de melding anoniem is. TSN-medewerkers die de melding behandelen hebben geen toegang tot het telefoonnummer of het e-mailadres dat voor de melding is gebruikt; ze hebben uitsluitend toegang tot de inhoud van de melding zelf. Zij zullen uitsluitend via het feedbackproces van het vertrouwelijke meldingssysteem contact opnemen met degene die de melding heeft gedaan op basis van het referentienummer. De betrokken TSN-medewerkers zullen er alles aan doen om uw anonimiteit te waarborgen. De mogelijkheid bestaat echter dat de TSN-medewerker die uw melding behandelt uit de melding en/of het onderzoek kan opmaken wie de bron van de informatie is.

Niet-anonieme melding

Het is echter aan te raden om bij uw melding aan te geven dat u niet anoniem wenst te blijven en akkoord te gaan met het gebruik van een ander communicatiemiddel. Het is namelijk lastiger om goed onderzoek te doen naar een anonieme melding en in sommige gevallen zelfs onmogelijk. 
 

5.1    Vertrouwelijkheid

Op welke manier u ook meldt: alle meldingen worden vertrouwelijk behandeld. TSN-medewerkers die de melding behandelen en/of onderzoeken, delen de melding alleen met andere personen als het echt nodig is voor het bepalen van een passende aanpak, het uitvoeren van een gedegen onderzoek (indien van toepassing) en voor bedrijfsmatige rapportagedoeleinden. In sommige gevallen kunnen deze personen ook derden zijn, zoals TSN’s externe accountants of een externe juridisch adviseur. Zij zijn onderworpen aan gelijkwaardige voorschriften voor vertrouwelijkheid. 

In alle gevallen zal de behandelend TSN-medewerker uw identiteit niet bekendmaken aan anderen zonder uw instemming. De behandelend TSN-medewerker zal er ook alles aan doen om ervoor te zorgen dat andere betrokkenen in een onderzoek de identiteit van de melder niet te weten komen. Niettemin kan het onder omstandigheden gebeuren dat andere betrokkenen in een onderzoek de identiteit van de melder kunnen vermoeden. Indien de betrokken TSN-medewerker wettelijk verplicht is de identiteit van de melder mede te delen, hetgeen het geval kan zijn bij een onderzoek door een autoriteit of een gerechtelijke procedure, zal deze u hierover in beginsel schriftelijk infomeren met een toelichting. Dit is slechts anders indien dit het betreffende onderzoek of de gerechtelijke procedure in gevaar zou kunnen brengen. 

Als u zich zorgen maakt over mogelijke represailles voor het geval uw identiteit bekend wordt of kan worden opgemaakt uit het onderzoek, raden wij u aan dit aan te geven bij uw melding.

5.2    Wie behandelt en onderzoekt uw melding? 

Na een eerste beoordeling van een melding wordt besloten of nader onderzoek nodig is en zo ja, wie de juiste persoon is om de misstand te onderzoeken. Dergelijke onderzoeken worden uitgevoerd in overeenstemming met beleid van de Groep, operationele richtlijnen en reglementen, alsmede de wettelijke vereisten van het betreffende land. De onderzoeken worden zorgvuldig en op vertrouwelijke basis uitgevoerd.

U wordt via de persoon/ systeem waar de melding is gedaan op de hoogte gehouden. Binnen zeven dagen ontvangt u een ontvangstbevestiging van de melding. Vervolgens ontvangt u binnen een redelijke termijn van maximaal drie maanden na de ontvangstbevestiging informatie over de beoordeling van de melding en voor zover van toepassing de opvolging van de melding, waaronder geplande en al genomen maatregelen en de redenen daarvoor. Vanwege het vertrouwelijke karakter is het mogelijk dat niet alle specifieke details van het onderzoek worden verstrekt. Zo wordt er geen informatie verstrekt over disciplinaire of strafrechtelijke maatregelen die worden genomen tegen iemand, tenzij dat wettelijk is vereist. Ook worden geen vertrouwelijke bedrijfsinformatie en persoonsgegevens verstrekt.
 

TSN tolereert geen enkele vorm van benadeling richting personen die misstanden melden en zal passende maatregelen treffen om individuen die een melding doen te goeder trouw te beschermen tegen eventuele nadelige gevolgen. Dit geldt ook voor degenen die de melder bijstaan. Melders of personen die de melder bijstaan die van mening zijn dat ze het slachtoffer zijn geworden van benadeling door TSN, moeten dit melden bij HR. Iedereen die dreigt met wraakacties of daadwerkelijk wraak neemt tegen melders, zal worden onderworpen aan disciplinaire of andere maatregelen binnen de mogelijkheden van TSN. 

Wanneer het systeem zou worden misbruikt voor het bewust melden van valse, onechte of kwaadwillige klachten, zullen disciplinaire of andere maatregelen worden genomen.